A partir del 8 de noviembre de 2026, los empleados actuales y anteriores de Nueva York tendrán mayor acceso a la información contenida en sus expedientes de personal. Una nueva ley firmada por la gobernadora Kathy Hochul permite a los trabajadores revisar los registros que pueden considerarse en decisiones relacionadas con el empleo, incluidas las que involucran ascensos, compensación, traslados y medidas disciplinarias.

La ley agrega la Sección 210-b a la Ley Laboral de Nueva York y se aplica tanto a los empleados del sector privado como del sector público.

Un nuevo derecho a revisar los expedientes de personal

Conforme a la nueva ley, los empleados pueden presentar una solicitud por escrito para obtener una copia de su expediente de personal, la cual los empleadores deben proporcionar sin costo dentro de los cinco días hábiles.

A los empleados también se les permitirá revisar sus expedientes de personal al menos dos veces durante cada año calendario. Una revisión solicitada en respuesta a información recién agregada que pudiera afectar negativamente a un empleado no cuenta para el límite de dos revisiones.

La ley también establece un proceso para que los empleados impugnen información inexacta. Un empleado y un empleador pueden acordar corregir o eliminar la información en disputa. Si no pueden llegar a un acuerdo, el empleado puede presentar una declaración por escrito explicando su postura, la cual debe incluirse en el expediente de personal.

La ley además establece un proceso para solicitar la eliminación de información que el empleador sabía, o debería haber sabido, que era falsa. Los empleados también están protegidos contra represalias por ejercer sus derechos conforme a la ley.

¿Qué pueden encontrar los empleados en sus expedientes?

La ley cubre los registros mantenidos por un empleador, o por un agente externo, que identifiquen a un empleado y que se relacionen con decisiones sobre el empleo, ascensos, traslados, compensación o medidas disciplinarias.

Dependiendo del empleado y del lugar de trabajo, los expedientes de personal pueden contener solicitudes de empleo y currículums, títulos y descripciones de puestos, información de pago, evaluaciones de desempeño, advertencias por escrito, registros del período de prueba, exenciones firmadas, avisos de terminación y otros documentos disciplinarios.

Los empleadores no están obligados a divulgar cierta información personal sobre otras personas cuando hacerlo constituiría una invasión claramente injustificada de la privacidad de esa persona.

Nuevas obligaciones de mantenimiento de registros y notificación para los empleadores

La ley también cambia la manera en que los empleadores deben manejar los expedientes de personal. En general, los empleadores deben mantener expedientes de personal completos durante el empleo y durante tres años después de la separación del empleado.

Los empleadores también deben notificar a los empleados dentro de los diez días cuando se agregue a su expediente de personal información que es, ha sido, o puede usarse para afectar negativamente las calificaciones del empleado para el empleo, un ascenso, un traslado, una compensación adicional, o una posible medida disciplinaria. Los nuevos requisitos implican que los empleadores deben contar con un proceso para responder a las solicitudes de expedientes de personal y determinar cuándo la información recién agregada activa el requisito de notificación.

Todavía quedan algunas preguntas sin responder sobre el alcance de la ley. En su memorando de promulgación, la gobernadora Hochul señaló inquietudes sobre ambigüedades en la legislación e indicó que se espera que estos problemas se aborden durante la próxima sesión legislativa.

¿Qué deben hacer los empleados?

La nueva ley brinda a los empleados una forma útil de ver qué información ha mantenido su empleador sobre ellos y de identificar los registros que consideren inexactos.

Si solicita su expediente de personal, revíselo cuidadosamente y conserve copias de cualquier información relevante para una disputa. Si un registro contiene información inexacta, el empleado debería considerar documentar sus inquietudes y utilizar el procedimiento de la ley para exigir una corrección o presentar una declaración por escrito. Si los expedientes de personal generan inquietudes sobre medidas disciplinarias, compensación, discriminación, represalias u otro problema en el lugar de trabajo, hablar con un abogado laboral puede ayudar a los empleados a comprender sus derechos y las opciones disponibles.

La ley entra en vigor el 8 de noviembre de 2026, y tanto empleadores como empleados deben estar preparados para los nuevos requisitos.

Si tiene preguntas sobre sus derechos como trabajador, o cree que su expediente de personal contiene información que está afectando su empleo, no dude en comunicarse con nuestros abogados al 212-583-9500.